Sinds 25 mei 2018 is de AVG van kracht en dat heeft ook voor het Tabor College impact gehad. Sindsdien vragen we nadrukkelijk toestemming aan ouders/verzorgers (voor leerlingen tot 16 jaar) en leerlingen (vanaf 16 jaar) voor het gebruiken van foto’s. Daarin hebben we, op aanraden van experts,
onderscheid gemaakt tussen de website, de nieuwsbrief, social media.
Met de al dan niet gegeven toestemming moet rekening gehouden worden als we de site vullen, een
nieuwsbrief maken of een bericht plaatsen op social media en daar foto’s bij plaatsen. Het rekening
houden met de AVG moet niet allesbepalend in het werk worden en tot permanente onzekerheid
leiden bij de mensen die met de foto’s werken. Er moet een goede balans gezocht worden tussen
bescherming van persoonsgegevens en werkbaarheid, waarin het beschermen van
persoonsgegevens leidend is.
Het is daarom goed om een aantal werkafspraken te maken. Die werkafspraken evalueren we op het
Tabor College regelmatig, om ze bij te stellen waar dat nodig is.
De werkafspraken
- Bij het gebruik van foto’s waar één of enkele leerlingen herkenbaar (want het gezicht staat
zichtbaar op de foto) op staan, is toestemming van de betrokken ouders/leerlingen nodig. Die
toestemming wordt in Somtoday opgezocht óf bij het maken van de foto (bij voorkeur schriftelijk)
gevraagd. De toestemming van ouders bij leerlingen jonger dan 16 jaar altijd nodig, de leerling mag
zelf wel weigeren bij toestemming van ouders. Enkel toestemming van leerlingen is niet voldoende
als zij jonger dan 16 jaar zijn. - Een foto die met toestemming op de site is geplaatst, kan in een artikel in de nieuwsbrief gebruikt
worden (in de nieuwsbrief wordt verwezen naar de site, en door door te klikken kom je op de site,
waar de foto mocht staan). - Voor de brochures voor de open dagen gebruiken we foto’s waar nadrukkelijk toestemming voor
gevraagd is (daar dus zorgvuldige controle). - Als ouder/leerlingen zich melden met de opmerking dat een foto in hun ogen niet gebruikt had
mogen worden, dan halen we de foto weg (dat kan dus niet bij de brochures).
Ouders kunnen in Somtoday op elk gewenst moment hun toestemming aanpassen. Hoe dat moet, is
te achterhalen in deze handleiding.
Als we op deze manier werken, kan er niets misgaan. Zijn er ouders/leerlingen die reageren, dan is
het eerste aanspreekpunt op d’Ampte Marlou Smit (managementassistente). Zij neemt indien nodig
contact op met de overkoepelende privacy officer van het Tabor College. Het privacy team van het
Tabor College wordt ondersteund door de Lumen Group.